A „Láttad a levelem?” kérdésre az a legbosszantóbb válasz, hogy „láttam”. A kollégád ezt bepötyögi a villamoson, zsebre teszi a telefonját, te meg tovább ülsz két meghívóterv fölött, pedig az egyiknek délben a nyomdában kell lennie. Ugyanilyen könnyen azt is visszaírhatta volna, hogy „mehet a kék”. Most írhatsz neki harmadszor, miközben már a második levél előtt is öt percig igazgattad a „bocs, hogy megint zavarlak” mondatot. Ezt a kört megspórolhatod, ha írás előtt végiggondolod, mi az a néhány szó, amit jó lenne válaszként megkapnod.
Hány nap után kérdezz rá újra?
Ha pénteken fél ötkor küldtél el egy ajánlatot, hétfő reggelig te már egy egész hétvégét vártál a válaszra. A címzett viszont lehet, hogy a hétfői első kávéja mellett egyszerre olvassa el az ajánlatot és az emlékeztetőt. Ha a kérés ráér, és határidőben sem állapodtatok meg, hagyj neki két-három munkanapot.
Keddre ígértek neked választ? Szerdán nyugodtan rákérdezhetsz. Nagyobb munkánál akkor érdemes szólnod, amikor még tudtok változtatni a terveken. Ha szerdán derül ki, hogy a szerkesztőd a péntek déli leadásig csak a kézirat felét tudja átnézni, még eloszthatjátok egymás között a maradék tíz oldalt. Pénteken háromnegyed tizenkettőkor már kevesebbet ér ugyanez a felajánlás.
Mi kerüljön a „csak érdeklődöm” helyére?
Ha ugyanabban az ügyben írsz, válaszolj a korábbi levélre, hogy a címzett egy helyen lássa az előzményeket. Új levélnél már a tárgyban nevezd meg, miről kell döntenie. A „Tavaszi meghívó – színválasztás csütörtökig” tárgysor után három mondat is elég.
- Idézd fel, mit kapott tőled. „Kedden küldtem át a meghívó két tervét.”
- Írd meg, miért éppen most kérdezel rá. „Csütörtök délben adom le a végleges változatot a nyomdának.”
- Tedd fel azt a kérdést, amelyre választ vársz. „Megírod csütörtök délelőtt tízig, hogy a kéket vagy a sárgát küldjem?”
Ha a döntéshez meg kell néznie a terveket, csatold őket újra. A fájlnevekbe is írd bele a színt, hogy a telefonján se kelljen két „végleges” között találgatnia.
A „már kedden elküldtem” mondatból pedig nyugodtan kihúzhatod a „már” szót. Enélkül is pontosan látszik, melyik napról van szó.
Három levélminta ajánlathoz, találkozóhoz és számlához
Egy már visszaigazolt találkozó előtt akár el is hagyhatod a kérdést. A vendégednek néha mindössze annyi hiányzik, hogy melyik ajtón jöjjön be. A három mintában az első sor a tárgymezőbe kerülhet.
Júniusi fotózás – lefoglaljam a stúdiót?
Szia, Luca! A stúdió csütörtök délig tartja nekünk a múlt heti ajánlatban szereplő időpontot. Megírod szerda délutánig, hogy lefoglaljam-e?
Köszi!
Anna
Szerdai könyvklub – bejárat a kert felől
Szia, Bence! Holnap kilenckor kezdünk a könyvtár olvasótermében. A főbejárat reggel még zárva lesz, a kert felőli ajtón tudsz bejönni. Ott várlak!
Anna
Áprilisi fotózás – a 104-es számla
Tisztelt Farkas úr! A 104-es számla fizetési határideje május 8-án lejárt, az utalást egyelőre nem látom a számlánkon. Megírná, mikorra várható? A számlát újra csatoltam.
Köszönöm a segítségét!
Szabó Anna
Mi legyen, ha erre sem jön válasz?
Mielőtt harmadszor is írnál, nézd meg, van-e még mire rákérdezned. A találkozót időközben visszaigazolhatták a naptárban, a tegnap este indított utalás pedig reggelre befuthatott.
- Ha egy órán belül kell a döntés, hívd fel azt, aki jóváhagyhatja a tervedet.
- Ha lejár egy foglalás, jelezd, mi történik utána. „Csütörtök déltől a stúdió másnak is kiadhatja az időpontot.”
- Ha a kérés ráér jövő hétig, magadnak állíts be emlékeztetőt arra a napra, amikor újra elő kell venned az ügyet.
Ha előre beállítottál egy újabb fizetési emlékeztetőt, töröld az időzítést, amint látod az utalást. Farkas úrnak így nem azzal telik a délelőttje, hogy előkeresse neked a tegnapi banki bizonylatot.
